He leído «Getting things done», de David Allen

Gettings things done

He leído "Getting things done" de David Allen, el famoso método GTD para organizarse.

La lectura me  ha resultado un tanto extraña. Los primeros capítulos me han parecido estupendos. Nos cuenta en plan teórico cuales son los problemas que tenemos para organizarnos y trabajar con eficacia y nos cuenta, también en plan teórico, cual es la forma que propone para remediarlo. Podemos estar más o menos de acuerdo con lo que cuenta, pero en mi caso sí es cierto que los problemas que menciona son los problemas que me impiden muchas veces hacer las cosas. En otros casos no, soy vago por naturaleza y si el trabajo no me resulta entretenido, tiendo a no hacerlo y eso no lo menciona 😉

La segunda parte me ha parecido más aburrida. Entra ya en el detalle práctico de cómo aplicar su método, pero para mi gusto se extiende demasiado, contando/reafirmando una y otra vez los conceptos que explicó en los primeros capítulos sin aportar realmente nada nuevo, al menos, a nivel conceptual. Por ejemplo, dice que para aplicar su método, debemos aplicarlo a todas las facetas de nuestra vida (trabajo, casa, aficiones, recados, etc) y por ello, para empezar a aplicar su método …. ¡¡ debemos emplear entre una y dos semanas a organizarlo !!. Claro, lo primero es hacer una lista de todo lo que nos preocupa, aunque sea mínimamente, así que empieza por meter en esa lista desde los proyectos de trabajo …. hasta el cuadro que tenemos colgado en el pasillo de casa y que no nos gusta. Y luego hay que coger todas esas cosas, una por una, para ver qué hacemos con ella. Efectivamente, no me extraña que necesitemos una o dos semanas.

Bueno, ahí va mi resumen del libro. No voy a centrarme en las consabidas listas de acciones, acciones siguientes, contextos y lo que encontramos en cualquier resumen por ahí. Iré más que nada a lo que me ha llamado la atención, el "fondo" del asunto.

El problema principal es que habitualmente tenemos los problemas en la cabeza y son muy variados, desde cosas de trabajo realmente estresantes hasta pequeños detalles de la vida cotidiana como "debería revisar el coche".  Tener todo esto en la cabeza hace que no nos acordemos de todo en el momento adecuado y que cuando estamos haciendo algo estemos preocupados pensando en otras cosas pendientes, por lo que no somos todo lo eficientes que deberíamos.

La solución, apuntar todo esto, absolutamente todo lo que tengamos en la cabeza (problemas, cosas que tenemos que hacer, ideas, etc) en una lista. En realidad el autor habla de una bandeja de entrada en la que podamos poner físicamente cosas, notas, papeles, etc. Debemos tener además esa lista más o menos siempre a mano de forma que cuando se nos ocurra algo, podamos apuntarlo inmediatamente. Debemos apuntar absolutamente todo, de forma que confiemos en que esa lista tiene todo y así nuestra mente pueda "descansar" y no pensarlo.

El segundo gran problema es que estas listas suelen ser listas de problemas o cosas que no están totalmente claras, así que nuestro trabajo consiste en revisar esa lista periódicamente y decidir, una por una, que vamos a hacer con cada una de esas cosas. El objetivo es vaciar esa lista de cosas e ir creando otra lista con acciones concretas a hacer. El proceso y las reglas son las siguientes

  • Coger los item de la lista uno por uno, en orden y sacarlo de la lista, no se puede volver a dejar ahí.
  • Decidir si ese item es simplemente información que nos interesa o puede interesar. Tenemos entonces que tener un archivo donde podamos guardar información.
  • Decidir si ese item requiere que hagamos algo. Hay que decidir cosas concretas y exactas para hacer. Por ejemplo, "debería revisar el coche" debe convertirse en "llamar al taller patatín para pedir hora/precio". Si extraer la lista de cosas a hacer requiere mucho tiempo o pensarlo en profundidad, la siguiente tarea a hacer es "sacar lista de acciones a hacer con esto".
  • Si lo que hay que hacer se hace en menos de dos minutos, hacerlo directamnte. Si no, ponerlo en una lista de cosas concretas a hacer. Lo de dos minutos es el tiempo estimado que te puede llevar archivar algo que tienes que hacer para procesarlo luego. Si tardamos más en archivarlo y recuperarlo luego, mejor hacerlo ahora.

Y ya está, cuando hagamos la revisión de la lista de cosas que nos preocupan, debe quedar vacía y en su lugar tendremos una lista de cosas concretas para hacer. La lista de cosas que nos preocupan volverá a ir teniendo más cosas según nos vayan llegando o se nos ocurran. Las apuntamos hasta la siguiente revisión que haremos con periodicidad.

Finalmente, hay un tercer punto muy importante y es el que da lugar a lo de siguiente acción, algún día/tal vez, contexto, etc. El punto importante es que para usar realmente este sistema debemos hacerlo fiable y cómodo. Ello implica que debemos organizarlo de forma que tengamos seguridad de que está todo y que vamos a encontrarlo cuando lo necesitamos. Y de ahí sale todo lo demás.

  • Debemos tener un calendario con las citas o cosas que hay que hacer en fechas fijas. Aquí insiste mucho el autor en que sólo debe apuntarse aquello que sólo se pueda hacer ese día (una cita con el dentista, una reunión ya fijada, etc). Nunca debemos poner el día que una tarea tiene que estar acabada o la lista de tareas que queremos hacer ese día.
  • Las acciones debe estar claramente partidas en acciones que podemos hacer en cualquier momento y acciones que no podemos hacer porque estamos a la espera de algo. Esto nos permite, cuando tenemos tiempo para trabajar, revisar una lista más reducida de cosas que realmente podemos hacer en ese momento.
  • Las acciones tienen que estar clasificadas por un contexto en que podemos llevarlas a cabo. Acciones que se hacen con teléfono, que se hacen teniendo internet, que se hacen teniendo ordenador, que se hacen en casa, que se hacen cuando estamos de compras o de recados, etc. De esta forma, cuando tenemos un rato para trabajar, podemos mirar la lista concreta de cosas que podemos hacer con los medios disponibles.

Todo el sistema (cosas que nos preocupan, acciones, contextos, contenido de las listas, acciones en espera, etc) debemos revisarlos periódicamente para reorganizarlo y asegurarnos que todo el sistema está completo y actualizado. Debemos hacerlo con la frecuencia necesaria como para que confiemos en su estado.

Y aunque hay más cosas en el libro, creo que esto es lo realmente importante: Apuntar todo, decidir acciones concretas y tenerlas perfectamente organizadas para en cada momento y circunstancia, saber qué podemos hacer y asegurarnos que no se nos olvida nada.

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4 respuestas a He leído «Getting things done», de David Allen

  1. Gus dijo:

    Yo me lo leí hace tiempo, y he estado aplicando más o menos su método desde entonces.

    Con el más o menos me refiero a que no puse post its ni etiquetas por ningún lado de mi casa, y no utilizo un inbox físico, sino uno online.

    Empecé con una Spreadsheet con Google Docs, pero ahora me he pasado a https://i.doit.im, y estoy contentísimo.

    No sé si seguir su método me ha hecho más productivo o no, pero sí es cierto que desde entonces no he dejado ninguna tarea sin hacer tanto tiempo como para que acabarla se convirtiese en una prioridad, y he reducido mucho mi procrastrinación natural.

    También el tener mis tareas perfectamente agrupadas me ha resultado muy útil para descartar cosas que me tomaban mucho tiempo y no me aportaban ningún valor. Por ejemplo hubo un tiempo que la mayor parte de las tareas que tenía eran escribir sobre distintos temas en mi blog.

    Esto me llevó a reevaluar qué beneficios me aportaba escribir en el blog vs la cantidad de tiempo que le dedicaba, y me llevó a la conclusión de que no me merecía la pena seguir invirtiendo tiempo en él. Lo tengo abandonado desde entonces, y ya no tengo ningún remordimiento de conciencia por ello.

    También me resulta útil para anotar tecnologías que quiero aprender. Si estoy navegando por HackerNews o TheServerSide o donde sea y veo algo que me interesa y que no conozco, me suelo anotar una tarea en mi inbox de «investigar sobre XXX y partir tareas».

    A veces descubro que esa tecnología realmente no me aporta nada y simplemente borro la tarea, pero otras veces me lleva a leer alguna introducción sobre esa tecnología, y tengo que partir la tarea en otras como bajarme las dependencias, instalarme el entorno para hacer un hola mundo, y seguir algún tutorial.

    Un saludo,
    Gustavo

  2. jibarito dijo:

    Hmmm. Me recuerda a la técnica azul de Kepner Tregoe. Aunque mucho más aplicable al día a día.
    No parece que hable mucho de priorización ni de planificación. ¿No?

  3. Gus dijo:

    Sí habla sobre esos temas en su libro, y tiene una visión un poco radical sobre ellos. No deberías asignar «prioridades» a tus tareas, sino que deberías priorizar el contexto en el que estás, y la energía y el tiempo que tienes disponible.

    Por ejemplo, si son las 6 de la tarde, y te quedan 30 minutos para salir de la oficina, su consejo es que no te metas en una tarea importantísima que te vaya a llevar 2 horas y tengas que dejar a medias. Su consejo es que hagas algo que puedas completar en esos 30 minutos y quitar de tu lista.

    La teoría es que si sigues su método bien vas a terminar todas las tareas importantes antes de que además se conviertan en «urgentes». En la práctica a mí me ha funcionado bastante bien, aunque de vez en cuando se cuela alguna cosa que te piden en el último momento.

  4. Chuidiang dijo:

    @jibarito, Gus te ha contestado a las prioridades, efectivamente, no se ponen a priori, sino que se eligen en cada momento entre las cosas que puedes hacer en ese momento. Si tienes toda la tarde para programar java, entre las tareas que puedes hacer en ese momento de programar java, eliges la que mejor te parezca según las prioridades en ese momento. Quizás mañana por la mañana las prioridades cambien y decidas hacer otra tarea distinta.

    En cuanto a planificación, sólo hasta donde se pueda, es decir, para cada proyecto abierto debes listar todas las acciones concretas que te sean posible prever y tenerlas anotadas. En tus revisiones periódicas reajustarás estas acciones, eliminando, añadiendo lo que haga falta.

    Se bueno.

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