Un par de herramientas para GTD

GTD es un método para que una persona pueda gestionar sus tareas eficientemente. Es un método sencillo y básicamente consiste en tener una lista de tareas para hacer. Cada vez que se nos ocurra algo para hacer, nos surja una nueva tarea o trabajo, símplemente la apuntamos en la lista y nos olvidamos de ella, así evitamos distracciones en nuestro trabajo actual. Con cierta frecuencia (una vez al día, por ejemplo), revisamos la lista y la ordenamos, de forma que decidimos en qué orden vamos a ir haciendo las tareas, si las dejamos aparcadas para mejor ocasión o si las borramos definitivamente de la lista. Luego, a lo largo del día, nos centramos en ir haciendo las tareas según el orden que hemos decidido al principio del día. Esto evita perder el tiempo pensando qué hacer a continuación o saltando de una tarea a otra. Hay más detalles sobre GTD, pero no voy a extenderme en el tema.

Este método de trabajo ha cobrado cierta fama y abundan las herramientas en internet para ayudarnos a llevar dicha lista. He estado buscando algunas para probar, mirando sobre todo que tengan interface sencilla y cómoda. Me he encontrado dos que me han gustado

La primera es Vitalist. Esta herramienta es en línea, te registras y pones tus tareas en la web. Tiene cuentas de pago, pero también tiene una gratuita en la que podemos poner ilimitadas tareas, pero restringidas a 5 proyectos y 5 contextos. La interface tiene lo que buscaba, por un lado, las tareas a hacer salen todas juntas en una lista en la página principal (no me gusta andar buscando las tareas por la herramienta) y se pueden ordenar simplemente arrastrándolas con el ratón. Aunque a cada tarea se le pueden poner muchas cosas (proyecto, contexto, persona de contacto, fecha límite), no es necesario rellenar todos los campos, por lo que añadir una nueva tarea es inmediato.

La segunda es What’s next. Esta está hecha en ruby y se puede descargar (ruby incluido). Basta descargarla, desempaquetarla y hacer doble click en el script adecuado para arrancar un pequeño servidor web. Se accede a ella a través del navegador. La interface muy sencilla y cómoda, con iconos y fuentes grandes. Las tareas se pueden ordenar arrastrándolas con el ratón y es muy fácil crear nuevas tareas o cambiarlas de estado. No tiene tantas posibilidades como Vitalist (tantos campos, posibilidades de filtrado, etc), pero yo creo que una metodología sencilla (GTD) requiere una herramienta sencilla.

Y son solo dos, a poco que se busque en internet, hay más de todo tipo, en linea, para instalar con ineterfaz web, de escritorio. He probado tres o cuatro más, pero me han parecido demasiado complejas o poco cómodas (muchos campos a rellenar obligatoriamente para que las tareas queden clasificadas, tareas escondidas entre los menús, difícil  de cambiar el estado de tareas o incluso demasiado lentas en el arranque y trabajo).