Dec 01

Gettings Things Done y Gmail

Vía bicosyes descubro un método de organizarse el trabajo, que creo que llaman Gettings Things Done o GTD. La idea básica del método consiste en recoger en un sitio cómodo todas las cosas que tengamos que hacer, sin preocuparse de mirarlas. Luego, una vez al día o a la semana o cuando corresponda, las organizamos, agrupándolas por contextos -casa, trabajo, vacaciones, etc-, por proyectos -reforma de la casa, librería de comunicaciones, etc- y asignando a cada una de ellas un estado -para hacer, para hacer ya, para hacer algún día, etc-. Esto no es más que un resumen muy resumido, en el enlace puedes ver los detalles.

Lo que es curioso es que hay un plugin para firefox y gmail gtdgmail que te permite realizar todo este proceso. Se basa en que gmail permite poner etiquetas a los correos que te llegan, de forma que puedes etiquetar cada correo con una etiqueta para contexto, para proyecto y para el estado.

El plugin lo que hace es que estas etiquetas estén más accesibles. Cuando abres con tu firefox tu gmail y entras en sesión, te aparecen un montón más de menús y opciones relativas a este método de planificación. La idea es la siguiente:

  • Cualquier tarea que tengas que hacer te la mandas por correo a tu dirección de gmail. De hecho, hay una gran parte de las tareas que hay que hacer que de por sí te llegan por correo. El plugin añade además, junto al botón de "redactar", un botón de "compose action", que hace más o menos lo mismo, autoenviarte un correo.
  • Cuando estás leyendo un correo, tienes arriba todas las etiquetas de GTD disponibles, de forma que añadirle contexto, proyecto y estado es casi inmediato. Por supuesto, las etiquetas disponbiles son las que tú hayas creado previamente.
  • En la barra de menús de la izquierda, tienes una lista de posibles consultas. Tareas por contexto, tareas para hacer ya, tareas para hacer ya en este proyecto, etc. Aquí es importante configurar adecuadamente el plugin GTD. Por defecto sólo busca entre los correos que están en el buzón de entrada "inbox", porque supone que la gente deja todo en el inbox y que "archivará" el correo cuando la tarea esté cerrada. En la configuración se puede poner que busque también en los demás buzones.

De momento he empezado a usarlo para apuntar todas esas cosas que se me ocurren sobre la marcha que me gustaría experimentar -jee, por ejemplo-, poner en este blog, en la chuwiki, etc. Me mando todas esas ideas por gmail en el momento que se me ocurren y no pienso más en ellas. Luego, las reviso y etiqueto. Aunque sólo sea para ponerles de forma cómoda una misma etiqueta a todas y tener un sitio donde estén todas estas ideas juntas -agrupadas por la etiqueta común-, merece la pena. Es similar al mecanismo que implementa gmail de la estrella para los mensajes importantes, pero al ser con etiquetas tienes más etiquetas, mientras que estrellas sólo hay una para todo.

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3 Responses to “Gettings Things Done y Gmail”

  1. Blaxter Says:

    en el momento que se me ocurren y no pienso más en ellas

    ahí está la clave :).

    Esta extensión lo malo que todavía no funciona con la nueva versión de Gmail :(. Por ahora uso Google Notebook (que tiene también extensión para el firefox), pero con un ojo a ver cuando sacan la nueva versión que funcione

  2. Jorge Says:

    Pues muy interesante el método y la verdad como a la mayoría de ustedes a mi también me pasa lo mismo alguna buena idea se me ocurre y si no lo anoto se me pasa. Por el momento habia intentado realizar las anotaciones en un archivo .txt pero luego no lo reviso, asi que decidi escribirlo en una hoja, cosas como que debo comprar, que debo aprender, que tareas tengo que hacer, que debo mirar.., etc. Por ahora tengo una caja llena de hojas donde solo algunas actividades están tachadas. Esto funciona hasta cierto punto pero cuando te llenas de tareas se sale de control.

    Probaré este método y luego les comento como va el asunto.

  3. Chuidiang Says:

    Buenas:

    Blaxter, a mi me funciona bien. ¿me he quedado obsoleto y no me he actualizado al gmail nuevo?

    Una estupidez, si pones punto detrás de los caretos, no salen 😉

    Se bueno.

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